Por mucho tiempo hemos escuchado esa famosa frase que dice: “¡de los errores se aprende!”, ó “equivocarse también hace parte del aprendizaje”. Estas enseñanzas nos acompañan a lo largo de nuestra vida, pero ¿que tan fácil es aplicarlas en nuestro entorno? Ciertamente aprender de los errores no es tan fácil como suena, pues como sociedad estamos acostumbrados a reconocer el éxito, más nunca se analiza como se llegó a el.
En el entorno empresarial, sobre todo en las empresas que desarrollan software, los errores son parte del ciclo de desarrollo, usualmente los trabajadores suelen trabajar como bomberos, apagando un incendio, pero realmente son muy pocas las ocasiones en las que suelen analizar los errores y mucho menos tomar acción con una planeación sistemática que evite que ese tipo de errores se vuelvan a repetir.
Errores y márgenes operativos
En las empresas, cuando hablamos de todo lo relacionado con productividad, es importante no olvidar que los errores hacen parte del proceso, y mucho más importante es reconocer y analizar cada uno de esos errores para tomar un plan de acción pertinente que nos evite caer en costos altísimos de “retrabajo”.
Antes de avanzar en cualquiera que sea el proceso productivo, es importante cuestionar, ¿cuánto cuesta corregir cada uno de los errores? ¿qué porcentaje del margen se ve afectado por el simple hecho de no detectar y solucionar los errores a tiempo? ¿qué tanto afecto no haber detectado ese error a la producción?
En las empresas en las que se desarrolla software, “el retrabajo” causado por la corrección de errores, es una de las principales causas de pérdida de márgenes y es debido principalmente a: la cantidad de errores inyectados a lo largo del ciclo de vida productivo; y al hecho de que el costo se dispara de acuerdo al punto en el que se haya detectado el error, entre más tarde se detecte el error, mayor será el costo.
Metodología EMC
En Tecnalia venimos desarrollando una metodología que consta de 5 pasos que permiten mover la gestión de los errores hacia un centro de mejora para el rendimiento de la organización. La metodología EMC, ha sido definida dentro del marco de la plataforma SLI del área de ICT de Tecnalia. La metodología ya esta siendo aplicada en diferentes empresas tanto españolas, como internacionales y ofrecen servicios IT por un lado, y las empresas industriales que desarrollan software embebido por el otro.
¿Cómo aplicar la metodología EMC?
Para lograr una correcta gestión de los errores, es importante arrancar por un registro sistemático de los mismos que nos ayude a entenderlos un poco mejor y así poder dar vía libre a las posibles soluciones.
La pregunta que siempre surge, sobre todo en las empresas de software es ¿porque es necesario registrar los errores si luego se corrigen? Realmente la respuesta surge en torno a una preocupación que esta relacionada con el miedo a que se descubra quien es realmente bueno y quien es malo en la solución de problemas. También surge cierta resistencia que suele estar relacionada con el tiempo que demora registrar un error vs el tiempo que se gasta solucionándolo. Esta suma de excusas y obstáculos, no hacen más que evidenciar la falta de cooperación grupal que se necesita para llegar a una verdadera solución. Aquí no basta el conocimiento y la experiencia. Si una de las partes en el ciclo de desarrollo no coopera reportando los errores a tiempo, las repercusiones y los costos pueden ser aún mayores y puede que después no haya tiempo o espacio para corregirlos.
Tener un panorama de las posibles falencias que pueden surgir en el proceso productivo, permite a las empresas tomar mejores decisiones sobre la marcha.
De esta manera, el registro de errores debe incluir: la actividad de detección que lo ha encontrado; la actividad en la cual se ha inyectado; cuánto ha costado corregirlo y posiblemente cuales han sido los elementos afectados por el error. Este tipo de análisis servirá luego para tomar decisiones sobre como mejorar algunos procesos y sobre que fases del ciclo de vida es pertinente enfocar la atención.
El paso siguiente a la recogida de errores de forma sistemática, es desarrollar una tabla de inyección de errores. De esta manera será posible ver más en detalle los datos históricos disponibles de cada uno de los errores, además de las actividades de detección o filtros que nos sirven para visualizar donde estuvo el error.
Hablando de modo más práctico y ejemplificado, las actividades que inyectan errores serían: el desarrollo de requisitos, diseño, codificación, etc.; y las actividades de detección o filtros corresponderían, por ejemplo a revisiones, pruebas funcionales, peer-reviews, etc. La suma de este tipo de actividades permite que los errores no lleguen al cliente.
Tener una tabla de inyección de errores bien definida, permitirá dar el siguiente paso, hacia la definición de un modelo de costos que nos proporcionará la verdadera dimensión económica de la gestión de errores. Es ahí donde analizaremos en cual de las tantas tareas de detección es importante enfocar la atención, o cual sería el costo de no ejecutar alguna de las actividades de detección definidas en el ciclo de vida.
Una vez se han quemado estas etapas, el paso final consistiría en desarrollar un modelo predictivo, realizando la perfecta combinación de estrategias y actividades de detección que ayuden a minimizar el “retrabajo” y a mejorar el rendimiento general de los “filtros” sin exceder los costos previstos para esta labor.
Una correcta combinación de actividades de detección puede repercutir en una mejora productiva importante y una disminución de costos a largo plazo.
Tal fue el caso de Everis Centers, que desde hace 5 años utiliza la metodología EMC y ha visto excelentes resultados en ese transcurso, entre ellos:
- Aumentaron su capacidad productiva en 360.000 horas de desarrollo en cinco años que previamente se dedicaban a corregir errores detectados tarde.
- Ahorraron 3.500.000€ en cinco años en costes de desarrollo.
- Obtuvieron en el último año unos márgenes extra de 612.000€ por ser más eficientes.
Este caso es una muestra de que cuando se detectan los errores a tiempo, es posible obtener una mayor productividad y productos finales con calidad óptima. Bien lo decían nuestros padres cuando caíamos en momentos de frustración derivada de algún error: “ponernos manos a la obra” y aprender de los errores para hacer las cosas mejor.
